オンライン大会の進め方(第9回大会)

Zoom操作のテストを、大会前日の12月3日(金)午後に行います。テスト参加方法は、大会参加登録された皆さんにメールでお知らせします。操作に不安がある方は、事前にテストしてください。
オンライン大会で必要なパソコンとアプリの準備、操作方法等の説明をダウンロードできます。
Zoomの操作方法 パソコン用
Zoomの操作方法 スマホ用


参加者のみなさまへ

 今回の大会は、昨年に引き続き、すべてのプログラムにオンラインで参加できます。パソコン、タブレット、スマホなどでZoomというアプリを使います。Zoomの詳しい操作方法については、別紙のPDFをご覧ください。よく使われているアプリなので、インターネット等でも様々な情報が得られます。

 以下に、オンラインでの大会の進め方をご説明します。

1)自分のパソコンやスマホにZoomをインストールする
専用のソフトをインストールすることをお勧めします。ブラウザからも視聴することはできますが、ブラウザとの相性などもあるようです。

2)同じ部屋から複数の端末で大会に参加するときは、ヘッドホン・イヤホンを準備する
同じ部屋から、複数の端末でこの大会に参加する場合は、ヘッドホン・イヤホン等で音が漏れないようにして聞くことをお勧めします。例えば、2人の人が同じ部屋にいて、それぞれのパソコンで大会に参加しているような時は注意が必要です。この場合、遅れて聞こえてくる自分の声が、同室のパソコンから再生されるために、エコー(こだま)がかかったように聞こえます(ハウリングといいます)。これが起こると、自分はもちろん、参加者全員が非常に聞きづらくなります。視聴しているだけの時は起こりにくいですが、自分や同室の人がしゃべり始めた途端に起こります。これが起こり始めたら、急いでイヤホンに切り替えてるか、スピーカーの音量を0にしてください。イヤホンに切り替える方が、途切れることなく視聴できますし、直感的に操作できるのでお勧めです(なお、同室の人がマイクをミュートにしてもこれは止まりません)

3)本名を表示してください
Zoomに参加している時は、本名をフルネームで表示してください。誰が参加しているのか、誰が発表を聞いているのか、誰が質問をしているのか、などが分かるようにすることとします。ニックネームでの参加はご遠慮ください。

4)発表中は、原則としてマイクとビデオをオフ
発表や発言をする人以外は、原則として、マイクとビデオをオフにしてください。これは、発表や発言を邪魔しないためと、通信量を抑えるためです。参加者のビデオをオンにしていると通信量が多くなり、肝心の発表が聞きにくくなることがあります。なお、事務局で強制的にマイクとビデオをオフにすることがあります。

5)質問のしかた
質問は2通りで受け付けます。口頭での質問と文字での質問です。

・視聴している方へ
口頭で質問をしたいときは、”挙手ボタン”を押して、待ってください。発表途中でボタンを押していただいてもかまいません。座長から当てられたら、マイクとビデオをオンにして、発言してください(発言者の顔が皆さんに見えます)。座長からの指示がない状態での発言は、ご遠慮ください。
 なお、ビデオがない方や、顔を映したくない、という方はビデオはオフでも結構です。(以下同じ)
 文字で質問したい時は、“チャット”に書き込み、“全員”に向けて送信してください。発表途中で送っていただいてもかまいません。自分の書いた質問が取り上げられたら、マイクをオンにして、できればビデオもオンにして、待機してください。質問の補足をお願いすることもあるのですぐに発言できるようにしていてください。(ただし座長が質問を読んで、発表者がそれに答えて終わってしまい、発言の機会がない場合もあります。)
 チャットで質問を送るのは、発表者の持ち時間が終わるまでにしてください。次の人の発表が始まったら、チャットはやめて聞くことに集中しましょう。
 ”挙手”を取り消す(手を下げる)のは、自分で操作できますが、必要に応じて、事務局で強制的に操作することがあります。

・座長の方へ
口頭での質問(手を挙げている人)や、チャットの質問、パブリックビューイングの会場での質問が複数出てくることもあると思います。どれを取り上げるかは、特に決まりを設けません。すべて座長にお任せします。チャットで質問した人に、発言を求めるのか、座長が読んで、すぐに回答に移るのか、ということも座長にお任せします。残り時間にもよると思いますし、好みの問題もあるでしょう。

・発表者の方へ
「一般口頭発表」の持ち時間は20分の予定です。10-15分程度で発表を終え、残り時間で、質問に答えてください。「テーマセッション」では、発表と質疑応答の時間配分は、コーディネータの指示に従ってください。
 チャットでの質問が、時間内に答えきれないくらい来ることがあるかもしれません。その場合、次の発表者の時間になったら、チャットで返信をするのは控えてください。次の人の発表の妨げになります。つい、すぐに答えたくなるかもしれませんが、我慢しましょう。次の発表は、自分の分野に近いことも多いと思います。もしかしたら、聴衆の中で最も専門が近いかもしれません。内容を聞いて議論に参加していただけるとさいわいです。
 チャットでの質問のうち、発表時間の間に答えられなかったものについては、休憩時間の間にお答えくださるよう、お願いします。一度zoomミーティングから退出すると、再度入室してもその前のチャットの内容は見られなくなります。必要であれば事務局からご連絡を差し上げます。

4)これらの原則の適用
上記を原則としますが、あまり厳しくはしません。名前を表示していない人なども出てくるかもしれませんが、それだけで直ちに退去させるというような厳しい措置はとりません。多少、そういう人がいても、大目に見てください。不慣れなために操作がうまくできない、ということもあり得ます。また、ルールを厳密に適用するよりも、大会がスムーズに進行し、議論が盛り上がることを優先したいと思います。

5)これらと関連するZoomの操作
以下の操作を各自で行っていただくことになります。

全員
・自分の名前フルネームでZoomに表示する
・自分の声が相手に聞こえているか確認する(スピーカー&マイクをテストする)
・マイクのオン・オフ
・ビデオのオン・オフ

質問をする時
・ “挙手”をする
・ チャットに書き込む

座長(場合によっては発表者も)
・参加者を表示して“挙手”している人を確認する
・チャットを読む

発表者
・ 画面の共有
・音声がはっきり聞こえ、エコーがかかったりしないように、特に注意

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